Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Datenschutzbeauftragte:r: Es ist kein:e Datenschutzbeauftragte:r benannt, da hierfür nach derzeitigem Stand keine gesetzliche Benennungspflicht besteht (Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG).

2. Allgemeine Hinweise zu Zwecken, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere:

• zur Bereitstellung dieser Website,
• zur Bearbeitung von Anfragen (inkl. KI-gestützter Kommunikation per Webchat/Telefon/Voicebot/E-Mail),
• zur Analyse und Optimierung der Website (nur nach Einwilligung),
• zu Marketingzwecken (nur nach Einwilligung),
• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen sind je nach Kontext insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),
• ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Speicherdauer: Wir verarbeiten und speichern Daten nur solange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Zusätzlich gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten).

3. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben – je nach gesetzlicher Voraussetzung – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslands unseres Sitzes (Niedersachsen).

4. Hosting, Bereitstellung der Website und Domain

4.1 Hosting bei Mittwald (Deutschland)

Diese Website wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland gehostet. Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt. Dabei werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um die Website auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten.

Verarbeitete Daten (Server-Logdaten):

• IP-Adresse,
• Datum/Uhrzeit, Zeitzone,
• abgerufene Seite/URL, Referrer,
• HTTP-Status, Datenmenge,
• Browser/OS/Sprache.

Zwecke: Auslieferung der Website, Stabilität, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und performantem Betrieb).
Speicherdauer: Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht bzw. DSGVO-konform anonymisiert, sofern keine sicherheitsrelevante Ereignisaufklärung eine längere Aufbewahrung erfordert.

Empfänger: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG (Hosting-Dienstleister) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Durch das Hosting findet kein Drittlandtransfer statt.

4.2 Domain/DNS (united domains)

Unsere Domain wird bei united domains verwaltet (Domainregistrierung/DNS). Im Rahmen der Domainverwaltung können technische Kontaktdaten und ggf. Protokolldaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb/Administration).
Speicherdauer: nach Erforderlichkeit/vertraglicher Laufzeit.

5. Cookies, Local Storage, Einwilligungsmanagement (DSGVO + § 25 TDDDG)

Wir setzen so wenige Technologien mit Endgeräte-Zugriff wie möglich ein. Konkret gilt:

• Erforderliche Technologien (z. B. Login-Cookie im Kursbereich, Spam-Schutz, die Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung im Local Storage sowie eine zufällige Kennung zur Protokollierung Ihrer Einwilligung) werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eingesetzt.
• Marketing-Technologien (derzeit: HubSpot-Tracking, siehe Abschnitt 7) werden nur nach Ihrer Einwilligung über den Banner eingesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Unsere Reichweitenmessung (Plausible Analytics, Abschnitt 6) verwendet keine Cookies und keinen sonstigen Endgeräte-Zugriff und fällt daher nicht unter § 25 TDDDG; ihr können Sie über einen eigenen Schalter in den Cookie-Einstellungen widersprechen (die Widerspruchs-Markierung wird dann auf Ihren Wunsch lokal gespeichert und gilt je Browser).
• Einzelne Drittinhalte laden erst nach Ihrem Klick (Click-to-load): das Sprach-Widget von ElevenLabs (Abschnitt 8.3), Kurs-Videos über Google Drive sowie der HubSpot-Terminkalender auf einzelnen Unterseiten. Erst mit dem Klick werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen.

Sie können Ihre Einwilligungen und den Statistik-Widerspruch jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Nach dem Widerruf einer Marketing-Einwilligung lädt die Seite neu, damit bereits geladene Dienste beendet werden.

6. Webanalyse: Plausible Analytics (cookielos, ohne Einwilligungserfordernis)

Zur Reichweitenmessung nutzen wir Plausible Analytics der Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland (EU). Plausible arbeitet ohne Cookies und ohne gerätübergreifende Kennungen; es findet kein Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung statt, sodass § 25 TDDDG nicht einschlägig ist.

Daten: aufgerufene Seiten, Herkunft des Besuchs (Referrer/Kampagnen-Parameter), Gerätetyp/Browser, Land sowie ausgelöste Interaktionen (z. B. „Formular abgeschickt" — ohne Formularinhalte und ohne Namen/E-Mail-Adressen). Die IP-Adresse wird nur flüchtig zur Verarbeitung des Aufrufs genutzt und nicht gespeichert; zur Unterscheidung von Besuchen wird ein täglich wechselnder, nicht rückführbarer Hash verwendet.
Einbindung: Das Mess-Skript wird über unsere eigene Domain ausgeliefert (First-Party-Proxy); die Messdaten werden ausschließlich auf EU-Servern von Plausible verarbeitet. Zusätzlich zählen wir bestätigte Anfragen serverseitig als reines Zähl-Ereignis ohne Personenbezug.
Zwecke: Reichweitenmessung, Verbesserung von Inhalten und Angeboten, Erfolgsmessung unserer Kanäle.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung).
Empfänger: Plausible Insights OÜ als Auftragsverarbeiter (EU; kein Drittlandtransfer).

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Messung jederzeit über den Schalter „Statistik" in den Cookie-Einstellungen (Link im Footer) widersprechen. Die Widerspruchs-Markierung wird dann auf Ihren Wunsch lokal in Ihrem Browser gespeichert und gilt für diesen Browser.

7. Formulare, Double-Opt-In, Praxis-Tipps & HubSpot

Unsere Formulare und der E-Mail-Versand laufen über unsere eigenen Systeme (Hosting bei Mittwald, Abschnitt 12). HubSpot setzen wir als CRM ein; dessen Website-Tracking lädt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 7.2).

7.1 Kontakt-, Demo-, Angebots-, Download- und Kurs-Formulare (eigenes System, Double-Opt-In)

Daten: Die von Ihnen eingegebenen Formulardaten (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Nachricht) einschließlich Ihrer Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind, sowie technische Herkunftsangaben Ihres Besuchs (z. B. Kampagnen-Parameter/UTM, verweisende Seite, Einstiegsseite) und Metadaten zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Zeitpunkt, IP-Adresse).
Verfahren: Double-Opt-In — Ihre Anfrage wird erst nach Bestätigung über den zugesandten E-Mail-Link verarbeitet; Bestätigungszeitpunkt und -IP werden dokumentiert.
Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche Kommunikation, Dokumentation sowie interne, aggregierte Auswertung unserer Kanäle (welche Wege zu Anfragen führen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung, Kanal-Auswertung, Missbrauchs-/Nachweisdokumentation).
Speicherdauer: nach Erforderlichkeit; unbestätigte Anfragen verfallen automatisch (Bestätigungslink 14 Tage gültig).

7.2 HubSpot: CRM & Website-Tracking (nur nach Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Marketing" im Cookie-Banner) laden wir das HubSpot-Tracking-Skript (HubSpot, EU-Rechenzentrum). HubSpot setzt dann Cookies (u. a. zur Wiedererkennung Ihres Browsers) und wir können besuchte Seiten Ihrem Kontakt in unserem CRM zuordnen, wenn Sie ein Formular absenden. Ohne Einwilligung wird das Skript nicht geladen.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
Widerruf: jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Footer (die Seite lädt danach neu).
Empfänger: HubSpot als Auftragsverarbeiter (Drittlandbezug siehe Abschnitt 13).

7.3 Praxis-Tipps / E-Mail-Serien (eigener Versand, Double-Opt-in)

Wenn Sie beim Download zusätzlich aktiv in Praxis-Tipps und gelegentliche Angebote einwilligen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse (und ggf. Name/Anrede) für den Versand über unser eigenes System sowie die Einwilligungsnachweise.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Widerruf: jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail, mit Wirkung für die Zukunft.
Speicherdauer: bis Widerruf/Abmeldung oder Wegfall des Zweckes.

7.4 Spam-/Bot-Schutz der Formulare (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten und missbräuchlichen Übermittlungen (Spam/Bots) setzen wir Cloudflare Turnstile ein.
Daten: Cloudflare verarbeitet dabei technische Informationen (u. a. Ihre IP-Adresse sowie browser- und interaktionsbezogene Signale), um menschliche von automatisierten Zugriffen zu unterscheiden. Turnstile setzt keine Cookies zur Nutzerverfolgung und dient nicht der Werbung.
Zweck: Abwehr von Spam und Missbrauch, Gewährleistung der Betriebs- und Datensicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Formulare).
Empfänger: Cloudflare als Auftragsverarbeiter; dabei kann ein Drittlandtransfer (USA) stattfinden, der über Standardvertragsklauseln abgesichert ist (siehe Abschnitt 13).
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

8. KI-gestützte Kommunikation: Webchat, Telefon/Voicebot, E-Mail

8.1 Transparenzhinweis (EU AI Act)

Wenn Sie unseren Webchat oder Telefon-Voicebot nutzen, interagieren Sie ganz oder teilweise mit einem KI-System. Wir kennzeichnen dies im jeweiligen Kanal (z. B. Begrüßungstext im Chat bzw. automatischer Hinweis zu Gesprächsbeginn).

8.2 Grundsatz: Keine Audioaufzeichnungen

Wir fertigen keine Audioaufzeichnungen von Telefonaten an. Es werden ausschließlich Transkripte (Text) verarbeitet/gespeichert, soweit der Voicebot genutzt wird.

8.3 Webchat (KI-gestützt; Verarbeitung nur bei Nutzung)

Wichtig: Daten werden an KI-Dienste nur übertragen, wenn Sie den Chat aktiv nutzen (nicht allein durch Websitebesuch). Das Sprach-/Chat-Widget (ElevenLabs) wird zudem erst geladen, wenn Sie es per Klick auf „Sprach-Assistent starten" aktivieren (Click-to-load); erst dann werden Verbindungsdaten an ElevenLabs übertragen.

Datenkategorien:

• Inhaltsdaten: Chatnachrichten, freiwillige Angaben,
• Kontaktdaten: falls angegeben (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer),
• Metadaten: Zeitstempel, ggf. Session-/Technikdaten,
• Anhänge/Fotos: falls Sie diese übermitteln (z. B. zur Einordnung eines Anliegens).

Zwecke: Bearbeitung von Anfragen, Strukturierung/Zusammenfassung, schnellere Rückmeldung, Qualitätssicherung, Missbrauchsabwehr.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation).

Empfänger:

• OpenAI (KI-Verarbeitung) als Auftragsverarbeiter,
• n8n Cloud (Automations-/Workflow-Verarbeitung) als Auftragsverarbeiter,
• ggf. weitere IT-Dienstleister für Betrieb/Administration als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer: Chatprotokolle/Transkripte werden 60 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung (z. B. aufgrund Vertragsbezug oder gesetzlicher Pflichten) erforderlich ist.

8.4 Telefon/Voicebot (Twilio + Telekom; Transkript)

Ablauf (vereinfacht): Anrufaufbau über Telekom-Netz; technische Vermittlung/Anbindung über Twilio; Spracherkennung/Transkription über ElevenLabs (Scribe II); KI-Textverarbeitung/Antwortlogik über OpenAI; ggf. Workflow-Steuerung über n8n Cloud.

Datenkategorien:

• Verkehrsdaten/Verbindungsdaten (z. B. Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer) im Rahmen der Telefonie,
• Inhaltsdaten: gesprochene Inhalte (nur flüchtig zur Transkription), Transkript,
• ggf. Kontaktdaten, sofern genannt.

Zwecke: Bearbeitung von Anfragen, strukturierte Erfassung, effiziente Kommunikation, Qualitätssicherung, Missbrauchs-/Sicherheitszwecke.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Transkripte 60 Tage; danach Löschung, sofern keine weitergehende Erforderlichkeit besteht.
Audioaufnahmen: keine.

8.5 E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalte, ggf. Anhänge) zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: nach Erforderlichkeit; geschäftliche Korrespondenz kann gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

9. Website-Builder (webbuilder.ki-consulting24.com)

9.1 Funktion und verarbeitete Daten

Auf webbuilder.ki-consulting24.com stellen wir ein Werkzeug bereit, mit dem Sie sich aus einigen Angaben eine Vorschau einer Firmen-Website erzeugen lassen können. Verarbeitet werden ausschließlich die Angaben, die Sie im Werkzeug selbst eingeben – z. B. Branche, Leistungen, Alleinstellungsmerkmale sowie die von Ihnen eingegebenen Kontakt-/Impressumsdaten für die zu erzeugende Website und optional ein hochgeladenes Logo bzw. Fotos und eine Referenz-URL.

Zwecke: Erzeugung der angeforderten Website-Vorschau.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Werkzeugs).
Keine dauerhafte Speicherung: Ihre Eingaben werden nur vorübergehend im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet, um die Vorschau zu berechnen. Erzeugte Vorschauen werden nach spätestens 30 Minuten automatisch gelöscht. Es findet keine dauerhafte Speicherung in einer Datenbank statt, und die Inhalte Ihrer Eingaben werden nicht ausgewertet.
Hosting: wie die übrige Website bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Deutschland (siehe Abschnitt 4).

Referenz-URL: Geben Sie optional eine Referenz-Website an, ruft unser Server diese Adresse einmalig ab, um daraus Gestaltungshinweise (z. B. Farbgebung) abzuleiten.

9.2 Google Fonts in erzeugten Website-Vorschauen

Die mit dem Werkzeug erzeugten Website-Vorschauen binden Schriftarten von Google Fonts (fonts.googleapis.com / fonts.gstatic.com, Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) direkt ein. Beim Betrachten einer erzeugten Vorschau wird daher Ihre IP-Adresse an Google übertragen (mögliche Drittlandübermittlung, siehe Abschnitt 13). Unsere Landingpage sowie die Bedienoberfläche des Werkzeugs verwenden demgegenüber ausschließlich selbst gehostete Schriftarten; dort findet keine solche Übertragung statt.

9.3 Kontaktformular der Website-Builder-Seite

Über das Kontaktformular der Website-Builder-Landingpage übermittelte Angaben (z. B. Name, E-Mail, Unternehmensname, Nachricht) verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Sie erhalten zunächst eine E-Mail zur Bestätigung (Double-Opt-In); die Einwilligung wird dokumentiert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: nach Erforderlichkeit; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

10. Hinweis zu sensiblen Daten (Art. 9 DSGVO)

Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) über Webchat, Telefon/Voicebot, E-Mail oder Anhänge.

Sollten Sie solche Informationen dennoch freiwillig übermitteln:

• werden wir diese – soweit möglich – nicht weiterverarbeiten und löschen bzw. aussondern, sobald wir sie erkennen, und
• können wir Sie ggf. um eine inhaltsreduzierte, sachbezogene Darstellung bitten.

11. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)

Wir treffen im Rahmen von Webchat/Voicebot keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. KI-Ausgaben dienen der Unterstützung (z. B. Zusammenfassung/Klassifizierung) und werden – soweit erforderlich – durch Menschen überprüft.

12. Empfänger, Auftragsverarbeiter, Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Dazu gehören insbesondere:

• Mittwald CM Service GmbH & Co. KG (Hosting, Formulare, E-Mail-Versand),
• Plausible Insights OÜ (Webanalyse – cookielos, EU),
• HubSpot (CRM; Website-Tracking nur nach Einwilligung),
• Cloudflare (Spam-/Bot-Schutz der Formulare – Turnstile),
• OpenAI (KI-Textverarbeitung),
• ElevenLabs (Spracherkennung/Transkription – Scribe II),
• Twilio (Telefonie-Anbindung),
• n8n Cloud (Automations-/Workflow-Verarbeitung),
• united domains (Domain/DNS-Verwaltung).

Zusätzlich können interne Stellen (berechtigte Mitarbeitende) Zugriff erhalten. Behörden erhalten Daten nur bei gesetzlicher Verpflichtung.

13. Drittlandtransfer (Art. 44 ff. DSGVO)

Einige der oben genannten Dienstleister können personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des EWR verarbeiten (insb. USA). In diesen Fällen stellen wir – soweit erforderlich – geeignete Garantien sicher, insbesondere:

• Standardvertragsklauseln (SCCs),
• ggf. ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

Details zu den jeweiligen Garantien können Sie bei uns erfragen oder den Datenschutzinformationen der einzelnen Anbieter entnehmen (siehe Links unten).

14. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten zu schützen, insbesondere:

• Transportverschlüsselung (TLS),
• rollenbasierte Zugriffskontrollen,
• Protokollierung/Monitoring,
• Berechtigungskonzepte, Geheimnis-/Schlüsselmanagement,
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte (z. B. 60 Tage für Transkripte).

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Technik oder Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung gilt ab Veröffentlichung auf dieser Website.

Links zu Datenschutzvereinbarungen (DPAs) und weiteren Informationen